Einkaufsrichtlinien
Kurzübersicht der Inhalte dieser Einkaufsrichtlinie
1. Unsere Einkaufsrichtlinien sichern optimale Einkaufsaktivitäten hinsichtlich eines professionellen Miteinanders mit unseren Geschäftspartnern, sowohl in Bezug auf Kostenoptimierung als auch auf Vertragssicherheit. Als weitere Basis für eine gemeinsame Zusammenarbeit gilt die Akzeptanz unseres Code of Conducts seitens unserer Lieferanten.
2. Bedarfe aus den Fachabteilungen werden von der Einkaufsabteilung geprüft und in Abstimmung mit den Fachabteilungen an die infrage kommenden Lieferanten beauftragt. Die Entscheidungshoheit über die Lieferanten obliegt zwar dem Einkauf, erfolgt aber stets in Abstimmung mit den Fachabteilungen auf Basis technischer Vorgaben.
3. Bestellungen gelten dann als verbindlich an unsere Lieferanten erteilt, wenn diese das offizielle Bestelldokument erhalten haben, das grundsätzlich nur durch den Einkauf übermittelt wird.
4. Hinsichtlich einer Kostenoptimierung werden grundsätzlich mehrere Angebote eingeholt zur Ermittlung des besten Preises. Ausgenommen sind Beauftragungen, deren Vergabe an technisch vorgeschriebene Lieferanten erfolgen muss. Vorab-Zusagen seitens unserer technischen Fachabteilungen erfolgen stets in Absprache mit der Einkaufsabteilung.
5. Die Preis- und Konditionsgestaltung unserer Lieferanten wird von unserem Einkauf fortlaufend – auch auf Marktgerechtigkeit hin – geprüft.
6. Bestellfreigaben erfolgen grundsätzlich gemäß unseren Umsatzwertgrenzen (siehe Punkt “Unterschriften- und Freigaberegelung für Beschaffungsvorgänge”).
7. Verträge als auch Bestellvorgänge und alle mit diesen in Verbindung stehenden Prozessdaten werden in elektronischer Form in unserem ERP-System gespeichert.
Beschaffungsprozess
1. Unsere Einkaufsrichtlinien regeln die Abläufe der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen von externen Lieferanten. Diese Richtlinien werden ebenso von den verbundenen Töchtergesellschaften umgesetzt – überwiegend in der Bedarfsmeldungsphase, da die Aktivierung der Bestellvorgänge zentral über die Einkaufsabteilung der HORN Glass Industries erfolgt.
2. Die Geschäftsführer der Tochtergesellschaften tragen die Verantwortung dafür, dass der Bedarfsmeldungsprozess ordnungsgemäß eingehalten wird.
3. Die Verantwortung für die Festlegung der Einkaufsfunktion und Einkaufsverantwortung innerhalb der Gesellschaft obliegt dem Geschäftsführer (CEO) der Gruppe. Er trägt ebenso Verantwortung dafür, dass der Einkaufsverantwortliche mit den nötigen Kompetenzen ausgestattet ist.
4. Um sämtliche Beschaffungsaktivitäten innerhalb der HORN-Gruppe zu optimalen Kosten, vertragssicher und einheitlich abzuwickeln, ist die konsequente Einhaltung der Einkaufsrichtlinien sicherzustellen. Der Einkauf trägt in diesem Sinne die Verantwortung für eine optimale Lieferantenauswahl, Chancengleichheit von qualifizierten Lieferanten und eine konstruktive Zusammenarbeit mit den Lieferanten. Der Code of Conduct für Lieferanten muss hierbei von den Lieferanten beachtet und eingehalten werden.
Bedarfsmeldung und Bestellfreigabe
1. Die Bedarfsprüfung und -auslösung erfolgt durch die jeweilige Fachabteilung. Eine Überprüfung des Bedarfs durch den Einkauf ist nicht erforderlich, kann jedoch im Bedarfsfalle durch den Einkauf hinterfragt werden.
2. Der entsprechende Bedarf wird dem Einkauf mittels einer Bedarfsmeldung übermittelt. Das Bedarfsmeldungsformular ist dokumentiert und auf der Landingpage der Mutter einsehbar. Es ist ausschließlich dieses Formular zur Übermittlung des Bedarfes zu verwenden.
3. Die Erstellung der Bedarfsmeldungen muss grundsätzlich für alle direkten und indirekten Kosten erfolgen (Waren, Dienstleistungen, Investitionen, Gemeinkostenmaterial, Verbrauchsmaterial und Sonstige).
4. Für Investitionsgüter sind die gesonderten Richtlinien zu beachten, die den Genehmigungsprozess für Investitionsvorhaben regelt.
Lieferantenauswahl und Lieferantenbewertung
1. Die Erstbewertung der Neu-Lieferanten und Dienstleister für die externen Bedarfe auf den Baustellen erfolgt durch die jeweiligen technischen Fachabteilungen. Der Lieferant ist hierzu Vorort zu auditieren. Im Anschluss erfolgt eine Bonitätsbewertung seitens der Rechnungsabteilung der HORN-Gruppe. In Absprache mit der Einkaufsabteilung kann, falls erforderlich, die Lieferantenauswahl durch den Einkauf getroffen oder vorgeschlagen werden. Dies gilt überwiegend für den Bereich der Systemlieferanten.
2. Hausinterne Dienstleister werden nach Absprache mit den jeweiligen Bereichsleitern von der Einkaufsabteilung akquiriert und bewertet.
3. Erfüllen mehrere Lieferanten die vom Bestellanfordernden vorgegebenen Kompetenzen, liegt die Lieferantenauswahl beim Einkauf. Die Kriterien für die Auswahl sind vom Einkauf, falls erforderlich, transparent offenzulegen und zu dokumentieren.
4. Fordert der Kunde die Zusammenarbeit mit einem bestimmten Lieferanten, so ist dies vertraglich mit dem Kunden zu regeln. In diesem Falle trägt der Kunde die Verantwortung für die ordnungsgemäßen Lieferungen des Lieferanten.
5. Die relevanten Systemlieferanten der HORN-Gruppe werden einmal jährlich vom Einkauf bewertet. Die Bewertungsergebnisse werden intern dokumentiert und dem Lieferanten in Form einer Punktetabelle mit entsprechendem Anschreiben übermittelt. Die Beurteilung der Montagedienstleister erfolgt durch die Projektleiter, ebenso mittels eines Punktekataloges, der vom Einkauf an die Lieferanten übermittelt wird. Die Dokumente zur Beurteilung der Lieferanten sind auf der Landingpage der Mutter integriert.
Abwicklung der Bestellvorgänge durch die Einkaufsabteilung
1. Bestellungen erfolgen grundsätzlich nur durch die Einkaufsabteilung.
2. In Sonderfällen, vorkommend meist bei erforderlichen und dringenden Baustelleneinsätzen, kann der Projektleiter die eilige Beauftragung mündlich an den Lieferanten erteilen, einhergehend mit einer umgehend schriftlichen Bedarfsmeldung an den Einkauf.
Beschaffungsvorgang
1. Im Hinblick auf einen kostenoptimalen Einkauf sind grundsätzlich mehrere bzw. mindestens zwei Angebote einzuholen. Ausgenommen sind Bestellungen von geringem Wert oder bei Artikeln, die vormalig bereits nur bei ausgewählten Lieferanten bestellt wurden, oder bei Artikeln oder Dienstleistern, die vom Kunden vorgeschrieben werden.
2. Sollte ein Lieferantenvergleich seitens der technischen Abteilungen nicht möglich sein, oder der Kunde einen entsprechenden Lieferanten oder Dienstleister vorgeschrieben haben, so ist dies von der technischen Abteilung in der Bedarfsmeldung an den Einkauf zu vermerken.
3. Für die Angebotseinholung gibt es keine Erfordernisse bezüglich der Anzahl der einzuholenden Angebote im Hinblick auf die Einkaufsvolumina. Im Regelfalle werden jedoch bei Summen über 5000 € mehrere Angebote eingeholt. Ausgenommen bei Lieferantenvorgaben seitens der Kunden.
4. Rechtsverbindliche Absprachen mit den System-Lieferanten (Auftragszusagen, Preise, Zahlungsbedingungen, etc.) dürfen nur vom Einkauf getroffen werden. Absprachen mit den Lieferanten für Montagedienstleistungen erfolgen durch die entsprechende technische Fachabteilung.
5. Die Einholung der Angebote durch die technische Fachabteilung dient ausschließlich der terminlichen und kalkulatorischen Klärung. Nach erfolgter Absprache wird der Vorgang dem Einkauf mittels Bedarfsmeldungsdokument übergeben. Eine rechtliche Bindung erfolgt erst durch Übermittlung des Bestelldokumentes seitens des Einkaufs an den Lieferanten/Dienstleister.
6. Die technische Abteilung weist den Lieferanten darauf hin, dass die Vergabe der Aufträge ausschließlich durch den Einkauf erfolgt. Dem Lieferanten darf durch die technische Abteilung nicht suggeriert werden, dass er den Auftrag erhält. Die Fachabteilung macht des Weiteren keine Aussagen an den Lieferanten bezüglich dessen Positionierung, es sei denn, der Lieferant hat Kenntnis darüber, dass er kundenseitig gesetzt ist.
7. Die Bestellabwicklung erfolgt ausschließlich auf digitalem Wege. Ebenso digital übermittelt werden die Anschlussdokumente (Auftragsbestätigung, Rechnung und ggf. weitere Dokumente).
8. Vor Aufnahme einer Lieferantenbeziehung, hat der Abschluss einer Geheimhaltungs-vereinbarung mit dem Lieferanten zu erfolgen, um zu verhindern, dass Betriebsgeheimnisse widerrechtlich seitens der Lieferanten verwendet werden. Die Erstellung und Abwicklung der Geheimhaltungsvereinbarung erfolgt ausschließlich über den Einkauf.
Einkaufskonditionen und Verträge
1. Die Einkaufsbedingungen der HORN-Gruppe sind auf der HORN-Homepage einsehbar und behandeln u.a. entsprechende Regressmöglichkeiten gegen den Lieferanten im Falle fehlerhafter oder qualitativ mangelhafter Lieferungen und Leistungen.
2. Dem Einkauf obliegt die Verantwortung zur Sicherstellung, dass die mit dem Lieferanten individuell vereinbarten Einkaufskonditionen marktgerecht sind.
3. Zur Sicherung ordnungsgemäßer Abwicklung aller Bestellvorgänge werden sowohl mit Systemlieferanten als auch mit Montagedienstleistern entsprechende Rahmenverträge abgeschlossen.
Unterschriften- und Freigaberegelung für Beschaffungsvorgänge
1. Bestellungen und Verträge werden ausschließlich digital übermittelt.
2. Die für Bestellungen und Bestelländerungen erforderlichen Unterschriften ergeben sich durch die Höhe der Bestellwerte, die in der im System hinterlegten Unterschriftenregelung definiert sind.
3. Es gelten die folgenden Freigaberegeln gestaffelt nach Umsätzen:
• Freigabe durch Projektleiter 1 - 100.000 €
• Freigabe durch Bereichsleiter 100.000 – 500.000 €
• Freigabe durch CEO ab 500.000 €
• Freigabe für Bestellungen zur Firmen-Infrastruktur ausschließlich nur durch CEO
4. Rahmenverträge und Geheimhaltungsvereinbarungen sind grundsätzlich vom CEO der HORN-Gruppe zu signieren, sowohl für die HORN Glass Industries als auch für die Tochterunternehmen.
Archivierung
1. Rahmenverträge, Geheimhaltungsvereinbarungen und alle einkaufsrelevanten Bestellungen und Dokumente werden im Einkaufslaufwerk archiviert.
2. Einzelbestellungen und mit Bestellungen in Verbindung stehende Einzelverträge sind im Einkaufslaufwerk unter den jeweiligen Projektnummern für alle Mitarbeiter einzusehen (nur Leseberechtigung).
3. Rahmenverträge und spezielle nicht mit Einzelbestellungen in Verbindung stehende Verträge, werden ebenso im Vertragsordner der Einkaufsabteilung archiviert, jedoch ohne Zugangsberechtigung für Mitarbeiter, ausgenommen CEO, Bereichsleiter und Einkaufsmitarbeiter.
4. Rahmenverträge und spezielle Einzelverträge werden auf Anfrage jedoch jederzeit an die jeweiligen Abteilungsleiter übermittelt.
5. Die Archivierung jedweder Verträge, Bestellungen und anderer Dokumente erfolgt ausnahmslos nur digital.
